ProtoCAT · Protocollo Informatico e Gestione Documentale
Protocollo informatico a norma AgID, su Odoo 19 e in servizio SaaS.
ProtoCAT è il modulo che CAT SRL ha sviluppato per Odoo 19, la versione più recente della piattaforma, per il protocollo informatico e la gestione documentale di Pubbliche Amministrazioni ed enti. Non si installa e non si manutiene in casa: lo forniamo come servizio SaaS in alta disponibilità, ospitato su server nazionali di fornitori certificati AgID, con backup ridondati su server europei e filesystem cifrati, per garantire integrità e tracciabilità del documento.
ProtoCAT in azione
Non un mockup: schermate del modulo in funzione su Odoo 19. A sinistra il colpo d'occhio della dashboard, a destra tutte le funzioni operative raccolte nel menu del protocollo.
Dashboard del protocollo: stato delle pratiche, carico di lavoro per ufficio e ultime attività.
Tutte le funzioni a portata di menu: registrazione guidata, posta da protocollare, registro giornaliero e titolario.
Un protocollo informatico deve funzionare oggi e fra dieci anni.
Nella Pubblica Amministrazione il protocollo è un obbligo di legge. ProtoCAT nasce su queste tre convinzioni.
La conformità è il punto vero
Metadati, immodificabilità, segnatura, conservazione: ProtoCAT è progettato sulle Linee Guida AgID vigenti, con i campi obbligatori dell'art. 53 TUDA come vincoli del modello dati.
Sviluppato sulla versione più recente
Il modulo gira su Odoo 19: interfaccia e API correnti. Il codice è di CAT SRL, quindi le funzioni dell'ente si estendono sul prodotto.
Erogato come servizio
Alta disponibilità, aggiornamenti, monitoraggio e backup a nostro carico. L'ente usa il protocollo da browser, senza server in casa.
Il protocollo resta a casa tua. L'infrastruttura no.
Server nazionali, backup in Europa
Produzione su server in Italia presso fornitori nazionali certificati AgID. Copie di sicurezza ridondate su server europei, su infrastruttura distinta dalla primaria.
Filesystem cifrati e GDPR
Dati su filesystem cifrati, accessi nominativi, impronta SHA-256 sui documenti, trattamento allineato al GDPR con accordo di trattamento.
Conservazione
Integrazione con sistemi di conservazione esterni conformi (conservatori accreditati), senza vincolo su un fornitore specifico.
I dati sono dell'ente
Base dati relazionale standard, esportabile in ogni momento, senza formati proprietari di chiusura.
Le funzioni già in produzione.
Elenchiamo solo ciò che è implementato e verificato. Ogni voce corrisponde a una funzione del modulo ProtoCAT, inclusa nel servizio.
Nucleo protocollo
Protocollo in entrata e in uscita
- Numerazione progressiva separata per registro e per anno (E- / U-)
- Stati: bozza → protocollato → assegnato → chiuso
- Dopo la protocollazione i campi AgID diventano immodificabili
- Nessuna cancellazione: solo annullamento tracciato nel log
- Allegati con anteprima PDF nativa
Campi AgID · art. 53 TUDA
Metadati obbligatori, bloccati e tracciati
- Numero progressivo e data/ora di registrazione automatici
- Mittente/destinatario, oggetto, riferimento al documento ricevuto
- Impronta SHA-256 del documento principale, calcolata dal sistema
- Classificazione, codice AOO/registro, assegnatario
Ruoli e sicurezza
Profili distinti e visibilità governata
- Operatore di Protocollo e Responsabile con permessi diversi
- Regole di visibilità definite per ruolo
- Audit trail su ogni lettura degli allegati di protocollo
Posta, PEC e interoperabilità
Posta e PEC
Coda «Posta da protocollare», senza client email
- Import automatico ogni 15 minuti e import manuale (anche messaggi già letti)
- Chiave anti-duplicato sul Message-ID
- Mittente reale e oggetto estratti dalla busta PEC
- Blocco controllato sui contenuti
.p7m - Scarto con motivo obbligatorio, sempre tracciato
Invio e ricevute
Invio PEC dal protocollo in uscita
- Invio via PEC dal protocollo in uscita, con Message-ID salvato sul protocollo
- Ricevute abbinate automaticamente al protocollo di partenza
- Tipi gestiti: accettazione, avvenuta consegna, errore di consegna, preavviso di errore
- Esito visibile sulla scheda del protocollo
Segnatura e interoperabilità
Segnatura XML in uscita
- Generazione automatica dell'allegato
Segnatura.xml(Allegato 6 AgID, DTD AIPA) - Identificatore, mittente AOO, destinatario, oggetto, classifica, impronta
- Rigenerazione manuale dopo la registrazione
Fascicoli, registri e termini
Documentale
Fascicolo automatico nel gestore documentale
- Alla protocollazione il sistema crea la cartella
Protocollo// - Allegati copiati come documenti con checksum
- Titolario di classificazione gerarchico, con oggetto fascicolo
Registri
Registro giornaliero e registro di emergenza
- Registro del giorno diviso in entrata/uscita, con impronta, stampabile in PDF A4
- Registro di emergenza con numerazione separata
- Recupero nel registro ordinario da parte del Responsabile, con numero salvato e tracciato
Assegnazioni e termini
Competenza, conoscenza e scadenze
- Assegnazione multipla per competenza e per conoscenza
- Presa in carico e completamento solo della propria assegnazione
- Termine del procedimento (default 30 giorni, art. 2 L. 241/90) con scadenza calcolata
- Promemoria all'assegnatario e al Responsabile, anche come evento in Calendario
Fatture, archivio e conservazione
Fatture elettroniche
FatturaPA acquisita dall'XML
- Wizard che estrae numero, data, importo, cedente e P.IVA dall'XML
- Riconoscimento automatico dell'XML fattura tra gli allegati PEC
- Serie di numerazione dedicata
Servizio esterno conforme
Dematerializzazione e conservazione a norma
- Acquisizione e dematerializzazione dei documenti analogici tramite sistemi di conservazione esterni conformi
- Esportazione di fascicoli e metadati verso il conservatore, con i pacchetti di versamento
- Nessun vincolo di fornitore: si integra con i conservatori accreditati già adottati dall'ente
Dashboard
Carico di lavoro sotto controllo
- Kanban per stato, grafico per tipo, pivot incrociato
- Filtro «Questo mese» e raggruppamento per mese di registrazione
- Vista rapida sulle email da visionare
Operatività quotidiana e sicurezza
Interfaccia operatore
Pensata per chi protocolla tutto il giorno
- Interfaccia OWL full-screen per l'ufficio protocollo
- Stampa etichette di protocollo
- Import massivo dell'archivio analogico
Hardening
Controlli su upload e import
- Limite dimensione per allegato e blocco delle estensioni eseguibili
- Verifica del tipo reale del file (magic bytes): un file travestito viene rifiutato
- Import posta con lock anti-concorrenza: un solo import alla volta
- Il canale PEC conserva il messaggio originale così com'è ricevuto
Attivazione
Migrazione, formazione e avvio
- Migrazione dati dai sistemi di protocollo precedenti, su richiesta
- Formazione e affiancamento dell'ufficio protocollo
- Ambiente di test per la valutazione prima dell'avvio
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